1-تبدیل مستقیم Word به PDF

فرض کنید یک فایل Word در اختیار دارید و قصد دارید از این فایل Word، یک فایل PowerPoint تهیه کنید. برای این کار چه خواهید کرد؟ بایستی بدانید یکی از قابلیت‌هایی که از نسخه 2007 به بالای مجموعه‌ی آفیس وجود دارد، امکان تبدیل مستقیم فایل‌های Word به PowerPoint است. در این ترفند به نحوه انجام این کار می‌پردازیم.

Microsoft Word 2007
در قدم اول بر روی دکمه Office در بالای صفحه سمت چپ کلیک کنید.
در منوی باز شده بر روی دکمه Word Options کلیک نمایید.
در پنجره باز شده، از قسمت سمت چپ، Customize را انتخاب نمایید.
اکنون از منوی Choose commands from گزینه Commands Not In The Ribbon را انتخاب نمایید.
سپس از لیست پایین آن گزینه Send to Microsoft PowerPoint را یافته و آن را انتخاب کرده و بر روی دکمه Add کلیک کنید تا این گزینه به لیست مقابل منتقل شود.
در نهایت بر روی دکمه OK کلیک کنید.
حال آیکن گزینه Send to Microsoft PowerPoint در نوار Quick Access قرار خواهد گرفت. این نوار در بالاترین قسمت برنامه در سمت چپ صفحه قرار دارد.
اکنون کافی است فایل Word مورد نظر خود را فراخوانی کرده و با کلیک بر روی این گزینه فایل را مستقیماً وارد محیط PowerPoint کنید.

Microsoft Word 2010
ابتدا به تب File بروید.
بر روی Options کلیک نمایید.
در پنجره باز شده، از قسمت سمت چپ، Quick Access Toolbar را انتخاب نمایید.
اکنون از منوی Choose commands from گزینه Commands Not In The Ribbon را انتخاب نمایید.
سپس از لیست پایین آن گزینه Send to Microsoft PowerPoint را یافته و آن را انتخاب کرده و بر روی دکمه Add کلیک کنید تا این گزینه به لیست مقابل منتقل شود.
در نهایت بر روی دکمه OK کلیک کنید.
حال آیکن گزینه Send to Microsoft PowerPoint در نوار ابزار Quick Access قرار خواهد گرفت. این نوار در بالاترین قسمت برنامه در سمت چپ صفحه قرار دارد.
اکنون کافی است فایل Word مورد نظر خود را فراخوانی کرده و با کلیک بر روی این گزینه فایل را مستقیماً وارد محیط PowerPoint کنید.

دقت کنید متونی که در نرم‌افزار Word فرمت Heading 1 داشته باشند، در محیط Powerpoint تبدیل به تیتر اسلاید خواهند شد.

2-اسلاید

نرم افزار Ms power point این امكان را فراهم آورده است كه در آن اسلایدهایی از ناگفتنی های خود فراهم آورید بر روی صفحه نمایش یا به كمك یك ویدیو پروژكتور بر روی دیوار نشان دهید. محیط این نرم افزار بر عكس محیط Ms word جای گزافه گویی نیست بلكه در آن رئوس مطالب را می گویید و شكلها و نمودارهای خود را در آن نمایش دهید و آنچه در ذهنتان می گذرد و در قالب بیان نمی گنجد را در آن بیاورید.
 این اسلایدها در واقع پوستری از سخنان شما هستند . بهتر است اگر رنگ و لعابی به آنها بدهید و از تم های گرافیكی نیز در آنها استفاده كنید. برای این هدف كافی است روی اسلاید (خارج از جعبه های تیتر و مطلب) كلیك راست كرده و گزینه slide Design را انتخاب كنید. با انتخاب این گزینه در سمت راست صفحه یك ناحیه جدید باز می شود كه در آن نمونه هایی از تم های موجو نشان داده شده است . با كلیك روی هر یك از آنها زمینه كلید اسلایدهای شما به آن شكل در می آید. 

چیدمان داخلی یك اسلاید
سعی كنید اكثر تغییر و تحولات مورد نظر خود را از طریق روشهای كلی و استانداردی كه power point ارائه می نماید انجام دهید. هر چیز در پاور پوینت در قاب مخصوص خود جای می گیرد. همین طوری نمی توان در یك اسلاید شروع به تایپ نمود. باید یك جعبه متنی داشته باشیم و در آن متن یا تیتر مورد نظر خود را بنویسیم. برای ارائه و نمایش مجموعه اسلایدهایتان بدون هول شدن f5 را بفشارید و برای رفتن از یك اسلاید به اسلاید بعدی كافی است یكبار ماوس را كلیك كنید و یا دكمه فلش سمت راست یا بالا را بفشارید. F5 نمایش را از اولین اسلاید شروع می كند. 

ساختن اسلاید و پنهان كردن آن 
گزینه Duplicate silde منوی insert از اسلاید جاری یك كپی دیگر درست می كند. ترفند كلیك راست روی آیكن اسلاید برای حذف یا پنهان كردن اسلایدها نیز بسیار كارآمد است. امتحانش كنید Hidden یا پنهان بودن یك اسلاید برای اسلایدهای توضیحی كه به كمك Hyperlink به سراغشان می رویم. ولی نمی خواهیم در روال عادی نمایش دیده شوند و فقط در صورتی كه رویشان كلیك كنیم نشان داده شوند كلی به كار می آید. 

اسلایدها افقی یا عمودی
می توانید بگویید اسلایدها Lanscape و portrait باشند. برای این كار سراغ page setup از منوی file بروید. نمی توان در آن واحد در یك نمایش هم اسلاید عمودی داشت و هم اسلاید افقی. 
برای چنین هدفی بایستی دو نمایش جداگانه بسازید و در اولی یك لینگ به دومی ایجاد كنید. نمایش اول دارای تنظیم صفحات افقی و نمایش دوم دارای تنظیم صفحات عمودی می باشد. در خاتمه نمایش دوم درباره آن را لینك به نمایش اول می كنید. 
در حین اجرای یك پرزنتیشن برای متوقف ساختن یا ادامه دادن نمایش در پرزنتیشن كلید s و یا علامت بعلاوه را بفشارید برای ختمه نمایش اسلایدها ESC و یا ctrl+BREAK را بفشارید. 
برای رفتن به یك اسلاید با شماره خاص شماره اسلاید را وارد نموده Enter را فشارید. برای رفتن به اسلاید مخفی بعدی از كلید H استفاده كنید. 
برای رفتن به اولین اسلاید 1+Enter را بفشارید و یا آنكه هر دو دكمه ماوس را همزمان دو ثانیه نگهدارید. 

توقف نمایش اسلایدها
برای آنكه در حین نمایش متوقف شوید و یك صفحه با زمینه مشكی رنگ نشان داده شود كلیه B را بفشارید. برای نمایش یك صفحه یا زمینه سفید كلید W را بفشارید. 

استفاده از اشاره گر ماوس به عنوان پرینتر
برای نمایش یا مخفی كردن اشاره گر ماوس و همینطور نوار ابزار slide show در حین نمایش كلید A و یا علامت مساوی را بفشارید. (بعضی وقتها علامت سفید اشاره گر ماوس روی زمینه نمایش ما خیلی توی چشم می آید) برای تبدیل اشاره گر ماوس به یك نقطه رنگی مثل یك پوینتر ctrl + p كمك بگیرید. 
برای مخفی كردن سریع نوار ابزار sild show كلید ctrl+H و برای خاموش كردن آن ظرف 15 ثانیه ctrl + u را بفشارید. برای نمایش دوباره اشاره گر ماوس ctrl+A در خدمت شماست. 
برای اجرای انیمیشن بعدی یا رفتن به اسلاید بعدی از N استفاده كنید. برای قبلی هم از P .
 
ساختن یك اسلاید خلاصه مطالب
اگر به طور خلاصه در یك اسلاید بخواهید بگویید كه در اسلایدهای بعدی چه خواهید گفت یك اسلاید خلاصه مطالب بسیار كارآمد خواهد بود. برای این كار به نمایش slid sorter از منوی view‌بروید و در آنجا اسلایدهای مورد نظر برای خلاصه سازی را با پایین نگهداشتن كلید shift‌انتخاب كنید. سپس از نوار ابزار slide sorter گزینه summary slide را انتخاب كنید. این اسلاید خلاصه به صورت پیش فرض به عنوان دومین اسلاید نمایش قرار می گیرد و حاوی تیتر اسلایدهای منتخب خواهد بود. خلاصه مطالب به طور پیش فرض دارای رئوس مطالب تیترهای اسلایدهای موجود می باشد.